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Reduzir a burocracia nas empresas: por que deve ser uma prioridade e como fazer?

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Não há dúvidas sobre o fato de que a burocracia nas empresas representa um entrave ao crescimento. Por outro lado, sabe-se também que processos simples e transparentes contribuem para aumentar a produtividade e, consequentemente, melhorar os resultados dos negócios.

É verdade que o setor corpoativo brasileiro enfrenta grandes dificuldades em termos burocráticos. De acordo com um estudo do Banco Mundial, o impacto das leis e regulações e o excesso de procedimentos afetam diretamente os empreendedores do país. Em comparação com as outras nações, são os brasileiros os que gastam mais tempo com questões relacionadas: em média 1.501 horas anuais.

Diante desse cenário bastante negativo e, por ora, com pouca perspectiva de grandes mudanças, é preciso focar em reduzir pelo menos a burocracia nos processos internos. Torná-los menos complexos e mais ágeis traz uma série de benefícios para o empreendimento, além de ser uma condição para sobreviver em “tempos digitais”.

Neste artigo, vamos falar sobre as razões pelas quais diminuir a burocracia nas empresas deve ser prioridade e de que forma os gestores podem começar a fazer esse movimento.

Quando a burocracia nas empresas se torna um obstáculo

Tanto negócios grandes quanto pequenos precisam estabelecer métodos para se manter organizados e fazer a roda girar. Rotinas, normas internas, protocolos, autorizações e formulários são itens muito presentes no dia a dia corporativo.

Contudo, quando se torna excessiva, a burocracia nas empresas passa a ter efeito contrário daquele esperado. Isso significa que, em vez de ser benéfica, ela acaba por engessar e dificultar os procedimentos, trazendo morosidade e ineficiência à execução de tarefas e ao atendimento de demandas.

Como saber quando isso está acontecendo? Bom, se são usados trâmites que passam por diferentes áreas, exigem o envolvimento de várias pessoas, empregam uma pilha de papéis desnecessários — e poderiam muito bem ser resolvidos de forma mais simples —, a resposta é, infelizmente, que a burocracia pode estar comprometendo tempo da equipe mais do que deveria. 

Os gestores precisam ter em mente que procedimentos excessivamente burocráticos não são nem um pouco saudáveis e trazem prejuízos, tanto organizacionais quanto financeiros. Isso porque, além de criar um ambiente rígido e desmotivar a equipe, eles demandam recursos humanos e econômicos e resultam, assim, em uma grande perda de produtividade.

Otimização de tempo e de recursos

Portanto, embora não seja muito fácil de mensurar, a burocracia nas empresas, quando em excesso, tem um preço elevado e um impacto bem negativo, sobretudo para PMEs, startups e novos empreendimentos. 

Para que esse fator não seja um limitador e não represente uma grande barreira ao crescimento dos negócios, será preciso agir. Com qual objetivo? Buscar otimizar tempo e recursos, isto é, utilizar apenas o que for realmente necessário para executar uma determinada tarefa — nem um pouco a mais.

Nesse sentido, uma das formas de evitar a burocratização excessiva é estabelecer prazos factíveis e adequados para cada fase de execução. Vale também conceder mais autonomia aos colaboradores para tomada de decisão e tentar diminuir o número de reuniões.

Novos modelos de trabalho e tecnologia

Em um contexto de consolidação de novos modelos de trabalho, com uma forte migração para o online, o próprio trabalho remoto pode ser um impulsor para a redução da burocracia nas empresas.

Com a passagem para o digital, a tendência é que os processos sejam revistos e redefinidos e se tornem mais otimizados, superando-se os entraves dos trâmites presenciais. Logo, essa pode ser mais uma razão para, quando possível, aderir definitivamente ao home office, assim como grande parte das organizações já vem fazendo.

A era digital, além de cobrar agilidade, também facilita muitos processos corporativos por meio de ferramentas desenvolvidas justamente com esse fim. A tecnologia, de modo geral, é uma grande aliada da desburocratização e não apenas por diminuir a quantidade de papéis com a qual precisamos lidar diariamente.

Hoje, os gestores podem contar com soluções das mais variadas, desde aplicativos para organizar a rotina até sistemas de gestão e a possibilidade de utilização da assinatura eletrônica. Tudo isso ajuda a automatizar os procedimentos, diminuindo o risco de erro, otimizando o tempo e os recursos e dando embasamento para tomadas de decisão importantes para o sucesso dos negócios.

Atenção a todas as etapas e conexão com parceiros

Para começar a pensar em, de fato, reduzir a burocracia nas empresas, é fundamental compreender também a necessidade de olhar para cada etapa da operação. Todas as fases da sua cadeia terão que ser otimizadas e, por isso, merecem atenção.

Além de contar com os recursos tecnológicos adequados, alguns pontos só passam pela otimização necessária quando se vai em busca de parceiros que possam ajudar nessa missão. Foi, aliás, com esse intuito que surgiu o BPO (Business Process Outsourcing), ou seja, a tendência da terceirização de atividades meio.

A ideia do modelo é simples: contar com o auxílio profissional de uma empresa terceirizada e especializada para cuidar de uma parte da operação que não esteja diretamente ligada ao seu produto ou serviço final.

Costuma ser o caso, por exemplo, da terceirização logística ou da gestão da movimentação física da organização, que, quando feitas internamente, muitas vezes não tem a agilidade e eficiência que um serviço terceirizado pode oferecer. 

Reduzir a burocracia nas empresas para aumentar a competitividade

Um estudo realizado pela Endeavor analisou três canais nos quais o excesso de burocracia nas empresas impacta negativamente a economia do país. Um deles refere-se, justamente, à operação, associando a burocracia à redução da produtividade das organizações.

Por essa razão, gestores e empreendedores devem revisar processos com frequência e buscar constantemente meios para torná-los mais rápidos, eficazes e menos custosos. Caso contrário, a competitividade da organização acaba sendo afetada.

Vale reforçar, portanto que a burocratização corporativa não resulta somente em perda tempo, mas impacta a produção e os resultados do negócio. Sendo assim, começar a se movimentar para mudar essa realidade pode ser um grande desafio, mas é, definitivamente, uma atitude necessária.

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