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O papel de facilities: o que muda na volta do isolamento social?

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O papel de facilities já vinha sendo cada vez mais valorizado dentro das organizações. Afinal, a gestão das instalações, estruturas e dos fornecedores, bem sabemos, impacta em muitos resultados de uma empresa.

Porém, diante da crise de saúde que estamos vivendo, esta área se tornou ainda mais crucial para que todos estejam seguros dentro das recomendações dos órgãos competentes e, ainda assim, para que a empresa possa continuar operando.

Tanto as empresas que precisaram migrar para o home office, quanto aquelas dos setores essenciais, que precisaram se adaptar às novas regras e continuar funcionando, contaram com este departamento para atravessar um cenário totalmente inesperado.

E, agora, com muitas cidades saindo do período de isolamento social, qual será o papel de facilities para acompanhar a transição? Confira no artigo!

Gestão do escritório e medidas de prevenção

Embora o novo coronavírus ainda esteja sendo estudado, já se sabe que ele é transmitido por meio de gotículas que podem sair do nariz ou da boca de uma pessoa contaminada com Covid-19. Segundo os cientistas, elas são pesadas e não chegam a uma grande distância. No entanto, elas alcançam o suficiente para alguém que esteja conversando com outras pessoas a menos de um metro possa contaminá-las com gotículas de saliva, por exemplo.

Por essa razão, a Organização Mundial de Saúde (OMS) indica meios de prevenção, como, por exemplo, a utilização de máscaras, a manutenção de uma distância mínima de um metro e a proibição de aglomerações. Com o fim do período de isolamento social e o retorno de colaboradores ao escritório, o cuidado deverá ser redobrado para garantir a proteção de todos.

O papel de facilities nesse caso, através da gestão de escritórios e edifícios, é importantíssimo para a implantação de estratégias de prevenção no local de trabalho. Medidas para reduzir a concentração de pessoas e a proximidade física entre os funcionários em um mesmo ambiente serão necessárias.

Outra saída que pode auxiliar na gestão das instalações são as plataformas online de facilities que permitem que algumas funções sejam feitas através de um sistema automatizado. Isso ajuda a diminuir a circulação de pessoas, pois o controle da estrutura é realizado através da ferramenta.

Além disso, as rotinas de limpeza deverão ser reforçadas enquanto o vírus ainda estiver em circulação. A sua sobrevivência em superfícies e objetos precisa ser reduzida ao máximo. Por isso, a equipe responsável deverá ser informada sobre os protocolos de higienização a serem seguidos.

O papel de facilities no controle de fornecedores e gestão de compras

A crise provocada pela epidemia trouxe inúmeros desafios para os gestores. Muitas empresas enfrentaram interrupção no fornecimento de suprimentos, por exemplo, e precisaram resolver a situação às pressas. Passado algum tempo desde o início da imposição dessas mudanças, já é possível avaliar as novas necessidades, remodelar as cadeias e rever os fornecedores.

Como sabemos, o papel de facilities também envolve esses serviços de compras e gestão de fornecedores. Desse modo, a sua atuação será fundamental nesse momento de revisão de metas, processos e orçamento.

Com compradores bem informados e uma boa gestão de fornecedores, é possível evitar decisões que tragam riscos para a empresa — tudo o que não se deseja nesse momento. Ter o controle em relação ao padrão de qualidade seguido pelos fornecedores e investigar se eles são realmente capacitados para atender às demandas da organização deve ser uma parte relevante da estratégia de retomada e de superação da crise.

Além disso, o papel de facilities a partir de agora — e até quando a Covid-19 continuar sendo uma ameaça — é também ajudar a garantir que os fornecedores estejam cumprindo as medidas de prevenção do coronavírus.

Otimização de custos e retomada

Infelizmente, muitas empresas tiveram um impacto significativo em seus negócios em função da pandemia de Covid-19. Os efeitos da paralisação forçada e quase geral de vários setores e das mudanças nos comportamentos de consumo no período de quarentena já são sentidos na economia a nível mundial.

Devido às circunstâncias desfavoráveis e à diminuição das vendas, as organizações precisaram colocar em prática estratégias de gerenciamento de crise. Logo, a redução de orçamento se torna indispensável e deve ser foco dos gestores.

A busca por parceiros que possam atender às suas necessidades de forma eficaz, mas menos onerosa, irá fazer toda a diferença. A utilização de infraestrutura interna e a realização de atividades-meio pela própria organização pode já não fazer sentido no atual contexto e deve também ser analisada dentro da sua estratégia.

Cabe lembrar, ainda, que nem todas organizações dispõem de um departamento de facilities para gerenciar a transição, ou possuem uma estrutura bastante enxuta. Nesses casos, o importante é que cada empresa se organize da forma que puder para atender todas as normas que garantam a segurança para os públicos internos e externos.

Como nos adaptamos na IS Entrega?

Somos uma empresa de transportes, portanto um setor essencial que continuou operando desde o início da crise para atender as demandas de nossos clientes.

Compartilhamos abaixo as principais medidas que tomamos durante esses últimos meses e que continuarão em vigor e aprimoramento até o fim da pandemia:

Cuidados individuais 

  • Disponibilização de álcool em gel 70% em frascos individuais portáteis para todos colaboradores que continuaram trabalhando presencialmente
  • Distribuição de máscaras de tecido
  • Campanha de vacinação contra a gripe H1N1 das equipes
  • Afastamento das pessoas de grupos de risco que estavam na nossa linha frente e em contato com clientes

Espaços coletivos 

  • Disponibilização de álcool em gel 70% em todos os ambientes, incluindo salas de reunião, e higienização das estações de trabalho  
  • Reforço da limpeza especializada em todos os ambientes
  • Reforço da desinfecção em locais de contato (corrimão e maçanetas)
  • Desligamento de ar condicionado e abertura de janelas
  • Reorganização dos espaços e distribuição das equipes e colaboradores de forma a manter o distanciamento social
  • Interdição das áreas comuns de descanso e integração

 Restaurante

  • Utilização de talheres embalados, seguindo todas as recomendações de higiene dos órgãos competentes
  • Implementação de novo modo de serviço no buffet, em que cada colaborador é servido pela equipe responsável
  • Implementação de marcas no chão para manter o distanciamento social
  • Aumento do espaçamento entre as mesas

Comunicação Interna

Combater a propagação do novo Coronavírus depende da atitude e colaboração de todos. Por isto estamos comunicando sobre cuidados e ações importantes que devem ser adotadas no dia a dia, dentro e fora da empresa, para evitar a disseminação:

  • E-mails e mensagens semanais com orientações sobre cuidados e ações preventivas
  • Divulgação do canal de atendimento virtual do plano de saúde para que todos evitem a exposição em pronto socorro e hospitais sem necessidade e tenham a orientação médica adequada
  • Distribuição de cartilhas do Ministério da Saúde com informações sobre o novo Coronavírus
  • Campanha de conscientização em todas as bases operacionais, com distribuição de  cartazes de orientação e medidas preventivas

Home Office 

  • Implantação do trabalho remoto para as áreas em que havia a possibilidade
  • Suporte para a adaptação ao modelo de trabalho
  • Disponibilização de equipamentos da empresa para execução das atividades

Monitoramento dos Casos Suspeitos 

  • Os colaboradores que apresentam qualquer sintoma, ou moram com alguém que teve diagnóstico confirmado, são afastados por pelo menos 7 dias, até a confirmação do resultado do exame
  • Providenciamos o teste de COVID-19 para todos suspeitos sem nenhum custo
  • Acompanhamos e monitoramos a evolução dos casos suspeitos na nossa equipe
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